Meine Erfahrungen als Epic Owner in agilen Großprojekten
Als Epic Owner bzw. erste agile Großprojektleiterin in einer Bank habe ich vor einigen Jahren in Pionierarbeit viele Herausforderungen gemeistert und wertvolle Erfahrungen gesammelt. Ich musste zusammen mit fachlichen und technischen Stakeholdern und den gerade gestarteten agilen Teams ein riesengroßes regulatorisches Projekt in die gerade entstandenen und agilen (SAFe ®) Strukturen einbinden. Das war eine absolute Mammut-Aufgabe und ich bin mehrmals ins eiskalte Wasser gesprungen. Damals gab es noch kaum Informationen zu dieser neuartigen Rolle des Epic Owners; heute kann ich einen Einblick in meine Arbeit geben und zeigen, worauf es ankommt:
Initialisierungsphase:
- Dringlichkeit und Alignment hergestellt: Alle Stakeholder auf einen gemeinsamen Nenner gebracht. Wir brauchen jetzt doch so etwas wie einen Projektleiter, aber anders
- Viele inhaltliche Storming Workshops mit agilen Teams und Fachexperten durchgeführt: 30 große Features identifiziert.
- Die Schneidemaschine angeschmissen aka Epic in Features geschnitten: Erste Akzeptanzkriterien definiert und Teams zugeordnet. Mein Bild ist immer: Wir müssen einen Baumstamm in ca. 30cm große Blöcke schneiden. Danach können die Teams die Blöcke weiter kleinschneiden in ihre User Stories.
- Erste Reihenfolge festgelegt: Inhalte für das nächste PI Planning vorbereitet. Themen, die klar sind, können schon in die Umsetzung gehen. Unklare Themen gehen regelmäßig ins Refining und werden dort geschärft.
- Features ins übergreifende Wertstrom-Backlog aufgenommen: Sicherstellung einer umfassenden Planung.
- Priorisierungsdiskussionen geführt: Mit Lead PO und Team POs Features vertieft und gegen andere „Projekte“ priorisiert.
Vorbereitung und Durchführung von PI Plannings:
- Anforderungen und Features geschärft: Dokumentation in Jira und im Programm Board in Zusammenarbeit mit Lead PO, Team PO und Teams.
- Kontinuierlich Alignment geschaffen: Lead POs und POs sensibilisiert, außerdem Stakeholder in WSJF Workshops eingebunden.
- Proaktive Rolle im PI Planning: Features vorgestellt und an Diskussionen teilgenommen mit Stakeholdern zu Entscheidungen und Risikomanagement sensibilisiert.
- Abhängigkeiten und Risiken für das gesamte Epic gemanagt.
Umsetzungsphase der agilen Teams:
- Die Teams arbeiten selbständig an der Umsetzung: Enger Austausch mit den Teams und Beseitigung von Hindernissen.
- Übergabe fertiger User Stories und Features mit Feature Toggle in Produktion.
- Aktive Teilnahme an allen Reviews und ART Syncs (mit POs und Scrum Mastern).
- Aktives Management von Abhängigkeiten und Risiken für den Epic.
- Überblick behalten und als „Außenminister“ für die Teams agiert.
- Stakeholder-Kommunikation, Statusberichte und Eskalationen war immer noch notwendig
- Vorbereitung und Schärfen der nächsten Features für das kommende PI.
Blick nach vorne:
- Konkretisierung von Fachlichkeiten (z.B. Gesetzestexten), Features geschärft und fachliche Stormings durchgeführt.
- Onboarding der nächsten Teams und Wertströme: gestartet sind wir mit 3 Teams, am Ende waren es 7 Teams über 2 Wertströme.
- Die agilen Strukturen ändern sich ständig. Multidimensionales Denken und Handeln ist gefragt
- Rollierende Budgetplanung und Vorbereitung weiteren Staffings.
- Umgang mit Planänderungen und Risiken.
Persönliche Stärken, die mir geholfen haben:
- 🌟 Kommunikationsfähigkeit: Effektive und klare Kommunikation mit Teams und Stakeholdern.
- 🌟 Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Schnelles Reagieren auf Veränderungen und unvorhergesehene Herausforderungen.
- 🌟 Hardcore Lösungsorientierung: Proaktives Erkennen und Beseitigen von Hindernissen und Risiken.
- 🌟 meine coachende Haltung: Befähigung und Enablement von teilweise neu gegründeten agilen Teams
- 🌟 Organisationsfähigkeit: Strukturierte Planung und Verwaltung komplexer Projekte und Ressourcen.
- 🌟 Strategisches Denken: Langfristige Planung und Priorisierung von Aufgaben zur Erreichung der Projektziele.
Am Ende haben wir dieses anspruchsvolle Projekt mit allen Beteiligten sauber über die Ziellinie gebracht und alle haben verdammt viel gelernt.
Hope, that helps.
Wer Unterstützung für ähnliche Herausforderungen benötigt, darf sich gerne bei mir melden.
Reinhild Steins
Wertstroem GmbH
